Perché è così importante ingaggiare un organizzatore di eventi professionista

Il Covid-19 ci aiuta a capirlo

Mai come adesso, il mio telefono impazza dalle telefonate, di coppie di futuri sposi che vedono sempre più lontana la possibilità di realizzare il loro matrimonio nei prossimi mesi.

Non sono miei clienti ma ugualmente, futuri sposi, soprattutto che appartengono a due categorie ben distinte :

1- Coppie senza una professionista che li ha seguiti sin da subito (per scelta) o

2- Coppie che….. Avevano una fantomatica/o “IMPROVVISATA PROFESSIONISTA” che : attualmente è presa dal panico, è assente nella comunicazione, e quando viene interpellata continua a non porre soluzioni alternative, ma bensì si ostina a parlare di colori, fiori, nastri etc… come se niente fosse ! oppure “farlocchi” che si arrendono e dicono di non poter portare avanti l’attività organizzativa perché non sanno cosa fare in tali circostanze burocratiche, gestionali etc etc….. e inventano mille scuse per non procedere con il lavoro, lasciando soli i clienti in balia di tanti dubbi e molto altro.

Premetto che:

Tutte le mie coppie e i clienti che hanno con me in programma un evento per questo 2020, sono paradossalmente sedute davanti alla tv a vedere Netflix, o a infornare torte e pizze, o a fare ginnastica senza preoccuparsi per il loro evento…… certamente, un po’ il periodo, ha lasciato tutti colti di sorpresa, e quindi non è stato per nessuno di loro, facile pensare di non poter indossare l’abito bianco o il papillon a breve, dopo tanta attesa,….. ma con la fiducia nel mio lavoro, nella mia persona e nella mia professionalità, ma soprattutto nella nostra sinergia che si è costruita nel tempo, abbiamo cominciato in maniera molto più forte a guardare in faccia la realtà gradualmente, fino a ipotizzare insieme possibili scenari……sì, insieme abbiamo studiato alternative possibili realizzabili! E così ovviamente, lo stesso è accaduto con i fornitori da me consigliati e non soltanto, con i quali, sin da subito, abbiamo avuto un contatto telefonico e web, per aprire le disponibilità di uno spostamento di data, ma non soltanto…… Nessuno ha dovuto perdere l’ingaggio, tutti hanno collaborato per l’interesse comune del progetto e nessuno soprattutto, ci ha rimesso in denaro. ……

Ti racconto qual’e’ la situazione “Disastro “

Il nostro mestiere purtroppo è visto tutt’oggi, non come un vero e proprio lavoro, ma come un Hobby, addirittura infatti, molti in questo settore, si improvvisano, altri lo fanno come secondo lavoro, altri ancora invece lo inseriscono come “servizio” aggiuntivo ai loro lavori principali .Insomma, per tanti è visto come un lavoro “semplice” e superficiale, addirittura “inutile”! E poi ovviamente, c è il “cugino” di turno :Ci sono carrellate di zie, sorelle, cugine, amiche, amiche delle amiche etc… che con l’idea di farvi fare economia si scontrano con soluzioni non realizzabili, spesso vi propongono cose che non vi piacciono neanche, ma, voi, per non far rimanere male nessuno lasciate correre e vi ACCONTENTATE!!! 😑rimanendo con l’amaro in bocca, magari con un preambolo di malumori, e “secchiate” di stress a “go go”! 😥

Ma aspetta:

Sei sicura di aver risparmiato per davvero? 🤔

Ti rispondo io: NO

Il Covid-19 smaschera i farlocchi

Giusto oggi mi ha contattata una ragazza, che per privacy chiamerò “L”, in un vero stato di tress e ansia che non le facevano trattenere le lacrime…”L”, con il suo compagno, si sono affidati ad una “improvvisata” per alcuni aspetti del loro evento ebbene :per non aver fatto alcun contratto con due (importantissimi) Fornitori, oggi “L” ha avuto notizia di aver perso le caparre versate…Una somma pari a € 4.600 circa, denaro che dovranno ri-spendere per realizzare il loro matrimonio, quando l’emergenza Covid-19 sarà esaurita. È chiaro che “L” e il suo compagno siano caduti in una fregatura Ma purtroppo come loro, ce ne sono tanti altri 😥

Perciò vorrei raccontarti cosa fa un organizzatore di Eventi professionista ora:

Ora più che mai la guida di una persona che si occupa della gestione dell’evento ” in toto ” è davvero un grande vantaggio perché :

📍Studia con i fornitori gli scenari possibili e ne parla con i clienti

📍Aiuta il cliente a trovare soluzioni di pianificazione, alternative, per quanto riguarda: periodicità, svolgimento delle tempistiche, location, logistiche e molto altro…..

📍Tutela (fin dove possibile) il progetto originale sia nella forma che nel budget

📍Semplifica la gestione ri-organizzativa come un tramite per i rapporti fornitore/cliente anche per le situazioni contrattuali

📍Si occupa di aiutare il cliente in tutte le questioni economiche legate alle caparre etc., e all’occorrenza

📍Studia una nuova pianificazione economica per il cliente

📍 Ridisegna (se necessario) l’evento anche scenograficamente in un periodo completamente diverso da quello del progetto originario.

📍Rimane al fianco del cliente incoraggiandolo a non perdere l’entusiasmo

📍È presente

📍Ascolta le vostre perplessità o dubbi e in maniera propositiva e onesta, ma soprattutto umana, cerca di darvi risposte precise e immediate.

Cosa invece fa un improvvisaTo :

⚠️ vi abbandona in balia degli eventi

⚠️ si occupa di confetti e bomboniere

⚠️ trascura il piano B, il piano C etc etc

⚠️ti propone fregature,non ha fornitori selezionati e che lavorano come professionisti

⚠️Non lavora “in regola” (un professionista Ha una partita IVA)

⚠️Evita di rispondere ai tuoi messaggi

⚠️Vuole costringerti a fare secondo le sue idee

⚠️Non ha conoscenze, neanche minime, dei vari servizi che creano un evento

⚠️Non conosce le tempistoche di un evento

⚠️Non conosce la gestione di un evento

⚠️Non ti fa firmare un contratto che tutela entrambi le parti

⚠️Se non vali economicamente tanto,ti tratterà fino alla caparra come cliente di serie A, per poi tralasciarti alle sue attenzioni minime, come se tu fossi diventato di serie B!

⚠️Non ascolta le tue necessità e non le interessa la tua visione

⚠️Non si preoccupa di te, ne dei tuoi invitati

⚠️Spesso accumula più eventi nella stessa data senza saperne gestire neanche mezzo in maniera egregia, o bensì, mette a coordinare l’intero evento in mano ad altri improvvisati che non hanno alcuna formazione professionale ne tanto meno un briciolo di vera conoscenza e “gavetta” del e nel settore.

⚠️Offrono il servizio di organizzazione a prezzi stracciati anche poco credibili o non assolutamente in linea con le proposte o le richieste……per loro appunto è un servizio non un lavoro!

E queste ahimè, sono solo alcune delle cose che fanno 😥🤔

Cosa puoi fare tu per non trovarti davanti a improvvisati o finti “professionisti”

In tutti i settori c è sempre il rischio di capitare tra le mani sbagliate, ma se vuoi un consiglio per non cadere nella trappola dei “ciarlatani” di questo settore, durante l’organizzazione del tuo evento, ti consiglio di scegliere bene la tua guida secondo tre criteri :

1- scegli chi ti ascolta veramente! (chi realizzerà il vostro evento, vi deve ascoltare ancor prima di parlarvi di costi, progetti e abiti)

2- scegliete chi vi rappresenta di più! (Sicuramente trovare la chimica giusta sin da subito è la formula vincente per realizzare al meglio tutto! )

3- non fatevi ingannare, da chi vi aggiunge in agenda in una data dove sono già presenti molti altri eventi! (dovete esser certi che questa persona tratterà il vostro evento in maniera professionale, e che sarà realmente in grado di fare più eventi nello stesso momento !… accendete la curiosità e il dubbio, e mettete “nero su bianco” qualsiasi cosa, per avere la garanzia di avere tutto ciò che desiderate quel giorno. Vi assicuro che pochissime realtà organizzative in Italia, oggi, sono capaci di fare questo!, e chi lo fa, ha al suo seguito, uno staff numeroso e ben formato, che lavora abitualmente nel settore da anni, conoscendo ogni minimo particolare del settore, e che quindi sa gestire ogni tipo di situazione o imprevisto in maniera pronta, efficace e con tecnica) Attenta: nulla deve essere lasciato in balia degli sprovveduti!

Voi pagate un Professionista non una persona qualunque😉

E se voglio comunque realizzare tutto senza ingaggiare un professionista?

Sei assolutamente libera di creare un evento straordinario anche con le tue sole forze, ma credimi che lo stress, l’ansia e le situazioni da far combaciare e gestire saranno davvero tante.

Usa sempre cautela, confronta le situazioni e rispondi sempre alle vostre esigenze principali.

Mantieni la calma e organizza il tuo tempo

Lavora di squadra con il tuo o la tua partner e non ti Accontentare, perché sarà uno dei giorni più belli della tua vita (se non il più bello! 😉)

E adesso?

spostare un evento non vuol dire soltanto trovare un’altra data, ma bensì, vuol dire riprendere in mano il lavoro di mesi e mesi, e comunicare con tutti qualsiasi direzione, al fine di rendere tutto il progetto come da manuale, senza cadere nelle trappole del “sottinteso” o dell’ “ovvietà”……

Un grande lavoro, ma che #restandoacasa si può fare 😉

Sicuramente questo virus nella sua tremenda realtà ci sta insegnando molto, come persone, come uomini, come capacità ….. La libertà, l’amore, e la condivisione per tutti noi, da qui in poi, saranno fondamenta che faranno del nostro vivere con gli altri e la natura (si spera), un mondo migliore ♥️

#andratuttobene

Un abbraccio grande virtuale a tutti voi….. Alice A.

Premi il bottone qui sotto per entrare nel tuo evento ♥️