Oggi ti racconto cosa fa un Wedding planner per te ma prima ti racconto un aneddoto che ti farà riflettere!

Inoltre…..Ti suggerisco 3 pericoli dai quali stare alla larga!!!!!

……un amara risata?:

ho raccolto alcune testimonianze di collaboratori che hanno partecipato ad eventi andati male perché non vi era la figura di un organizzatore di eventi…..trovi tutto a fine articolo

Buona lettura 😉

la wedding planner o l’organizzatore di eventi sono figure ancora ogni tanto sottovalutate ma in realtà possono darti strumenti e soluzioni che con ” il fai da te” non sarebbero né realizzabili né porterebbero alla riuscita dell’evento che desideri.

Ti racconto un aneddoto

Non molte settimane fa, ho incontrato una sposa che desiderava una mia consulenza per realizzare il suo matrimonio, e una volta finito il nostro incontro mi rivela di essere entusiasta di ciò che posso fare per aiutarla e che non vede l’ora di iniziare il suo progetto con me…..e poi aggiunge una frase che mi lascia basita :

” sai ho fatto bene a venire, desideravo tanto farmi seguire da te, nonostante una delle strutture contattate, mi avesse detto che non serve a nulla avere un organizzatore eventi, perché alla fine il matrimonio non è altro che una cena tra tante persone con un po’ di fiori, qualche candela e un po’ di musica …che loro “organizzano” eventi da una vita e sono sempre tutti uguali e che la receptionist e il direttore di sala possono fare loro!”

……..mi è venuto da sorridere lo ammetto😅

Tu sai cosa fa un organizzatore di eventi?

Ti dico in breve

La figura dell’organizzatore è quell’elemento che non c’è solo durante l’evento, ma per tutto il progetto: ascolta il cliente, lo guida nel suo percorso progettuale organizzativo, lo consiglia con conoscenza multisettoriale, crea scelte alternative selezionate su necessità e desideri della coppia, lo accompagna nelle scelte, cura tempistiche, logistiche, scelte grafiche, visive, di comunicazione, gestisce fornitori, spesso anche ospiti e personale extra, controlla il budget, organizza quest’ ultimo, fa ricerca di mercato, programma appuntamenti, sopralluoghi conoscitivi e tecnici, si preoccupa di trovare soluzioni alternative, progetta e realizza l’evento in modo esclusivo ed unico ed è un punto di riferimento per tutti quanti :sposi, fornitori, strutture, ospiti e tutti quelli coinvolti nei lavori…….delinea ogni dettaglio e conosce ogni minima situazione che si andrà a concretizzare, Fa questo e nessun altro lavoro

Pensa se dietro a tutto questo ci fossi solo tu, oppure un direttore di sala o una receptionist, tra mille impegni, altri lavori, e una conoscenza del settore priva di esperienza o limitata a solo una soluzione o poco più…..

3 pericoli che possono rovinarti tutto l’evento

“non è oro tutto ciò che luccica”

Ti parlo di alcuni “pericoli”, dai quali devi stare alla larga per realizzare il tuo matrimonio, indicandoti quelli più frequenti che puoi incontrare appena inizi a pensare al tuo grande giorno:

1- …… in tante realtà lavorative italiane, e purtroppo anche in questo settore, vi sono tanti individui che si improvvisano “professionisti”, con diplomi, spesso presi on line, o con “academy” pagate fior fior di soldi, senza esperienze e conoscenze reali, applicate soprattutto a percorsi di gavette vere d’esperienza, al confronto con le persone, e il lavoro stesso, prive di conoscenze imprenditoriali settoriali……tali figure spesso hanno la passione per il mondo dei matrimoni, oppure hanno realizzato il loro e si sentono in grado di poter organizzare anche quello di altri, spessissimo fanno altro nella vita e credono che fare fiocchi e mettere qualche fiore, o allestire una confettata, possa essere motivo di qualifica professionale per promuoversi nel mercato.

(Ricorda di non fare confusione: un’allestitrice fa fiocchi e addobbi, seguendo un progetto fatto da una designer ma assolutamente non si occupa di progettazione e organizzazione : materie quotidiane e fondamentali dell’organizzatore che può essere anche il designer dell’evento.)

2- il fioraio, il fotografo, l’hotel (chi per tale) non è un organizzatore, sono fornitori preziosissimi ma che non ti seguono in tutti gli step organizzativi e progettuali.

3- il “fai da te”, che coinvolgono amici e parenti, che automaticamente perdono il loro valore da “invitati”,diventando “responsabili”, qualche volta anche controvoglia, di certe mansioni, spessissimo molto importanti, ti portano mucchio di stress, perdite di tempo enormi, nervosismo, e poca soddisfazione…..ti accontenti!……. il fine ultimo? Quasi sempre la ricerca del “risparmio economico “…..a discapito di tanti, troppi aspetti che trasformeranno tutto in un flop!

Sai quali sono le frasi che ho sentito tra i fornitori quando si parla di eventi andati male?

Ho raccolto così qualche frase “Choc ” da parte di fornitori con i quali spesso lavoro per farti capire che cosa è accaduto a chi ha scelto di non affidarsi ad un vero e proprio professionista

“erano senza wedding planner, è stato il caos tutto l’evento, e ad un certo punto, ho capito che qualcosa nel servizio non andava perché gli ospiti erano annoiati, e abbandonati ai tavoli ad aspettare di mangiare da più di un’ora” (cit una animatore)

“hanno speso tantissimo, perché non sapevano cosa fare, e sì sono trovati ad una settimana da tutto che non avevano ancora idea di quanto avrebbero speso”, (cit. Responsabile catering)

“ho fatto una fatica enorme per stargli dietro, non avevano pensato ad un sacco di cose e durante l’evento la sposa è esplosa in lacrime” (cit.responsabile di sala)

“la sposa si è arrabbiata con l’amico invitato chiamato a fare il” fotografo”, durante l’evento, perché ha rotto l’obiettivo cadendo, e non hanno le foto di tutto il banchetto “ (cit . responsabile catering)

“Tantissimi ospiti sono andati via prima del taglio della torta perché si era fatto troppo tardi e avevano finito di cenare già da 3 ore” (cit.fotografo)

“l’amica che ha organizzato il matrimonio, non si è presentata perché ha avuto un imprevisto a lavoro” (cit. Responsabile location)

“non avevano pensato ad un piano B, e si sono rifugiati tutti sotto gli ombrelloni durante il diluvio, ma era tutto rovinato, e hanno mangiato con tanto ritardo per aspettare che i camerieri riapparecchiassero con cose asciutte” (cit fotografo)

“la fioraia che ha organizzato il matrimonio non aveva pensato alla posizione dei musicisti e questi all’ultimo si sono dovuti organizzare allestendo gli strumenti musicali all’esterno del ristorante , ma le persone avevano difficoltà ad entrare e uscire dalla sala e quindi dopo poco hanno messo la filodiffusione con un PC e delle casse” (cit.fotografo)

“la sposa è stata arrabbiata per tutta la cena, perché tutti i centrotavola floreali che lei aveva fatto con cura, la sera prima, erano rimasti senza acqua al sole e avevano un aspetto davvero terribile” (cit. Fotografo)

“la fioraia mi ha detto che faceva tutto lei, e si è fatta pagare anche di più dalla coppia per questo, invece lei quel giorno ha messo i cento tavola, ha fatto arrivare il bouquet alla sposa e poi se n’è andata, i camerieri venivano a chiedere a noi fotografi dove volevamo gli allestimenti e gli ospiti continuavano a chiederci informazioni sullo svolgersi della giornata, un incubo perché non c era nessun responsabile dell’evento per poter fare riferimento” (cit.fotografo)

“i centrotavola erano troppo ingombranti, e quindi gli ospiti li hanno messi a terra vicino ai tavoli abbiamo le foto di chi li tiene in braccio per fare la foto con gli sposi” (cit fotografo)

“la sposa non ha dormito perché, la notte prima ha allestito tutto, e la mattina del matrimonio si è accorta di aver dimenticato di dare le fedi alla damigella, così abbiamo dovuto aspettare che qualcuno tornasse a casa per prendere tutto,…… La messa è iniziata con due ore di ritardo così anche tutto il resto ha ritardato” (cit. Celebrante)

“…. è stato un apericena senza nemmeno una seduta, c’erano persone anziane sedute sulle scale, e non c erano abbastanza tavoli per appoggiare i piatti e i bicchieri, un caos” (cit.animatore)

“al ristorante non era stato confermato nessun menù, quindi gli ospiti hanno ordinato alla carta” (cit.musicista)

” non erano state segnalate intolleranze alimentari,e molti ospiti non hanno pranzato, se ne sono andati scocciati e affamati” (cit. Fotografo)

….. Te ne potrei raccontare a valanghe, ma mi limito, con la “pelle d’oca” a scriverti queste

Il compito di un organizzatore ti assicura che tutto questo non accada e tanto di più!

Ci sono step davvero importanti che spesso non vengono neanche mai presi in considerazione, ci sono imprevisti che solo un tecnico del settore può evitarti, molto spesso gli eventi, soprattutto con grandi numeri di ospiti, hanno delle dinamiche e delle tempistiche che vanno sapute gestire in modo molto meticoloso.

Il Wedding planner, o l’organizzatore non è un “invitato”, e quindi segue il back stage e le situazioni con un’altra visione, ha conoscenza di tempistiche e ha esperienza sia nella funzionalità che nella direzione, e sì serve assolutamente dell’aiuto e del supporto di una squadra preparata e organizzata.
Queste figure ti aiutano, ti guidano e ti mostrano i vantaggi di determinate scelte rispetto ad altre, permettendoti di scegliere sulla misura dei tuoi obiettivi e delle tue risorse economiche e non solo.

Ingaggiare una figura professionale ti garantisce tranquillità, molto stress in meno e soprattutto ti permette di vivere in serenità e tranquillità il tuo evento, facendoti godere di tutto, senza vivere la paura o l’ansia di gestire invitati, strutture, famiglie, imprevisti, tempistiche, allestimenti e tanto tanto altro ancora .

Il Covid-19 ha messo in crisi i progetti di molte coppie “fai da te” , che hanno subito momenti di sconforto, rabbia, perdita di soldi e di entusiasmo! Chi ha avuto invece la fortuna di avere una wedding planner al suo fianco, ha ottenuto sostegno, comprensione,e nuovamente la ri-progettazione del proprio grande giorno!

Chi ha avuto una wedding planner al suo fianco non ha dovuto riprocedere nalla riorganizzazione dell’evento, nella gestione dei vari spostamenti, dei vari fornitori, ha avuto una nuova possibilità senza spendere altro denaro, senza dover perdere il sorriso e l’entusiasmo!

Chi ha avuto questa figura con sé
Sicuramente è stato guidato al meglio!

Noi ad Artè, l’entusiasmo lo teniamo sempre a mille, ti ascoltiamo e ti guidiamo nel tuo evento al meglio ❤️

Hai già provveduto ad ingaggiare, per il tuo evento, un professionista vero?

Se non lo hai ancora fatto e vuoi capire cosa può fare per te Artè contatami!
Ti aspetto per organizzare insieme il tuo evento straordinario ti assicuro che sarà più bello e più emozionante di come puoi solo immaginarlo😉